A Organização de Arquivos é um serviço que tem como objetivo a criação de instrumentos capacitados para o controle e monitoramento do armazenamento e tráfego dos documentos corporativos, por intermédio de técnicas e metodologias de organização.
Muitas vezes os arquivos permanentes só são percebidos quanto já são, de fato, um problema, uma vez que não foi devidamente planejado e organizado. Só se percebe a importância do arquivo permanente quando se faz necessária a localização de um documento que não fazemos idéia de onde esteja.
Tais documentos corporativos que merecem conservação permanente necessitam de uma logística capaz de gerar um fluxo de trabalho acessível, facilitando o dia a dia da instituição nas pesquisas dos arquivos.
Sabendo deste problema, a ZDOC oferece o serviço de reorganização e estruturação de arquivos físicos permanentes. Não importa a quantidade de documentos muito menos o estado físico dos mesmos. Nossa equipe de consultores e colaboradores organizará seu arquivo obedecendo todas as normas técnicas e boas práticas instruídas pelo CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos.
E a ZDOC – Tecnologia da Informação quando vai realizar a organização de arquivos, analisa o local da instituição para atender da melhor maneira a Gestão Documental, onde basicamente o arquivamento é realizado por classificação e a codificação, obedecendo às exigências da legislação e as da organização de uma empresa.
Dentre os serviços contemplados deste serviço destacamos:
- Identificação e tipificação de documentos;
- Inventário de documentos;
- Recuperação de documentos depreciados;
- Plano de risco de saúde funcional;
- Tabela de índice para localização de documentos;
- Tabela de Temporalidade de Documentos.
Em se tratando de Gestão Documental em formato digital, a ZDOC disponibiliza uma ferramenta customizada de acordo com a necessidade da instituição e desenvolvida com as melhores práticas de gerenciamento, o Metiz, que permite a busca textual de documentos, além da busca convencional por índices de busca, trazendo para a Organização uma ferramenta poderosa na busca de documentos.
Características do Metiz:
- Possibilidade de Criação dos Tipos Documentais diversos;
- Criação dos índices específicos de Busca;
- Possui busca textual, para PDFs pesquisáveis;
- Segurança da Informação a partir do perfil do usuário;
