Marca da ZDOC, digitalização de documentos

Tecnologia em Gestão Documental

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Digitalização de Documentos / Serviços

Especializados em Digitalização de Documentos dispomos de equipe técnica treinada na operação de Birôs de Digitalização aptos a operar não somente modernos scanners profissionais de grande porte e softwares para digitalização de documentos, mas no manuseio de acervos cuja massa documental seja diversa ou reduzida.

Linha de produção

Seguindo as boas práticas pertinentes a digitalização de documentos, adquiridas através de cursos, seminários, palestras, visitas e na experiência adquirida na digitalização de mais de 35.000.000 de documentos digitalizados por nossas equipes trabalhamos no birô de digitalização no sistema de linha de produção, divida em quatro etapas, sendo: recebimento e triagem; preparação; digitalização e remontagem.

1 – Recebimento e Triagem

Nesta etapa os documentos são recebidos no birô de digitalização. Oriundos dos arquivos permanentes, ao serem recebidos, os documento são identificados e tipificados, baseado na tabela de temporalidade ou inventário dos mesmos.

2 – Preparação

Nesta etapa da digitalização de documentos é feita a preparação para que papéis que compõem os volumes, de diversos tipos, formatos e estado de conservação, sejam adequados à digitalização nos scanners departamentais de grande porte. São retirados clipes, grampos ou qualquer outro metal contido nos volumes. É feito o desencadernamento e eventuais reparos em documentos depreciados.

3 – Digitalização de documentos

Nesta etapa da linha de produção do birô de digitalização de documentos os volumes preparados serão digitalizados em scanners profissionais de grande porte. Tratam-se de scanners com velocidade de digitalização de até 300 ppm (páginas por minuto) frente e verso, operados por profissionais qualificados e experientes e gerenciados por poderosos softwares de digitalização de documentos que possuem recursos para correção e tratamento automático das imagens, tais como: auto alinhamento, autorrotação, delimitação exata da imagem digitalizada evitando espaços em branco, correção automática de cores, corte dinâmico, detecção e exclusão de páginas em branco pelo conteúdo, dentre outros.

4 – Remontagem

Nesta etapa os documentos que foram digitalizados são organizados da melhor forma determinada, seja com grampos, bailarinas, espiral ou encadernados. Os volumes são colocados em suas caixas de origem e devolvidos ao arquivo.

Indexação de Documentos

Desenvolvemos uma ferramenta de indexação de documentos digitalizados em birôs de digitalização de documentos eficaz e completa. De fácil operação e totalmente intuitiva reduzimos ao máximo os eventuais erros oriundos da indexação de documento manual. Depois de implantada nossa solução de indexação de documentos é totalmente customizável pelo cliente, de acordo com o seu inventário de documentos ou tabela de temporalidade e tabela de índices.

Consultores e equipe experientes

Dispomos de uma equipe de consultores especializados e experientes nas áreas de Arquivologia, Biblioteconomia, Tecnologia da Informação e Segurança do Trabalho, que atuando em conjunto com uma equipe de colaboradores experiente e treinada garante a qualidade total nos serviços prestados pela ZDOC.

Organização de Arquivos

Em muitas organizações, arquivos permanentes não são considerados como peça importante do funcionamento da empresa. Muitas vezes os arquivos permanentes só são percebidos quanto já são, de fato, um problema, uma vez que não foi devidamente planejado e organizado. Só se percebe a importância do arquivo permanente quando se faz necessária a localização de um documento que não fazemos ideia de onde esteja.

Sabendo deste problema, a ZDOC oferece o serviço de reorganização e estruturação de arquivos físicos permanentes. Não importa a quantidade de documentos muito menos o estado físico dos mesmos. Nossa equipe de consultores e colaboradores organizará seu arquivo obedecendo todas as normas técnicas e boas práticas instruídas pelo CONARQ – conselho Nacional de Arquivos. Dentre os serviços contemplados deste serviço destacamos:

  • Identificação e tipificação de documentos;
  • Inventário de documentos;
  • Recuperação de documentos depreciados;
  • Plano de risco de saúde funcional;
  • Tabela de índice para localização de documentos
  • Tabela de Temporalidade de Documentos;

Consultoria em Gestão Documental

Se a sua organização está montando um birô de digitalização de documentos, desenvolvendo um software de gerenciamento de documentos, uma solução de gestão de conteúdo, ou se já está reorganizando o seu arquivo permanente ou arquivos setoriais, podemos lhes dar suporte nestas atividades, oferecendo consultoria especializada através de uma equipe multidisciplinar formada por arquivologias, bibliotecários, analistas de sistemas e banco de dados e técnicos em segurança do trabalho. Seu projeto será excepcionalmente bem sucedido.

Guarda de Documentos

A ZDOC tem no seu DNA tecnologias e processos que auxiliam na Gestão de Documentos. E a Guarda de Documentos também faz parte de um projeto completo de Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Depois da fase de Digitalização dos Documentos feita pelo Bureau de Digitalização, a guarda desses documentos pode ser terceirizada, liberando assim espaço físico.

Apesar de esses documentos não estarem fisicamente na empresa, o fornecimento de um sistema de GED (Gerência Eletrônica de Documentos), dar a possibilidade de acesso rápido aos mesmos com buscas complexas e textuais.